Gestion du temps

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Comment peut-on mieux gérer notre temps ? (04.09.2020)

 

 

 

 

« Le temps est gratuit, mais il est inestimable.  Vous ne pouvez pas le posséder mais pouvez l’utiliser. Vous ne pouvez pas le garder mais pouvez le dépenser. Une fois perdu, vous ne pouvez plus jamais le récupérer. » Harvey Mackay

« L’avenir est porteur d’espoir, le présent est porteur de puissance. » John Maxwell

C’est la rentrée et qui dit rentrée dit changement de rythme de vie, des contraintes horaires à respecter. A cela s’ajoutent le surplus d’informations à gérer, l’hyper-connectivité inhérents à notre époque ; c’est pourquoi le temps devient une ressource inestimable.

Le défi à relever, pour nous, est peut-être de parvenir à réaliser un maximum de tâches demandées dans les meilleurs délais.

Au lieu de subir le stress, de ne pas pouvoir tout mener à terme, de vivre la frustration voire la culpabilité à cause de la procrastination et autres, une meilleure gestion du temps nous permet d’éprouver un sentiment de légèreté et de fierté d’avoir accompli l’essentiel et réalisé nos objectifs ; la confiance en soi et l’estime de soi s’en trouvent renforcé.

L’objectif d’une meilleure gestion du temps est ne pas ou ne plus subir la pression et le stress des tâches qui s’accumulent, et, au contraire, de pouvoir se détendre, passer du temps avec ceux qu’on aime.

Face au diktat de l’urgence, à la saturation de nos agendas, comment peut-on être maître de notre temps, et surtout maître de notre vie ? Éviter pression et stress, dans toutes ses formes, afin de retrouver un mieux vivre et mieux-être ?

Nous disposons tous de 1440 minutes par jour à répartir sur les différentes sphères de notre vie : le travail, le repos et le sommeil, la famille et les proches, le loisir et le divertissement, voire le développement personnel et professionnel…

D’après les experts en la matière, et d’après le simple bon sens, vouloir tout faire est une mission difficile, voire impossible ; par contre, établir les priorités est la méthode la plus recommandée.

Etablir des priorités

« L’essentiel est sans cesse menacé par l’insignifiant » Lyautey

·      Définissez vos objectifs, que ce soit au niveau professionnel ou privé pour l’année : listez-en 10 maximum.

·      Classez ces objectifs par ordre d’importance : le numéro 1 étant l’objectif le plus important et le numéro 10, le moins important

·      Choisissez-en les trois premiers, à savoir les plus importants, dont la réalisation crée un changement rapide et positif dans votre vie.

·      Commencez par l’objectif n°1 :

-          Listez les tâches qui vous aident à accomplir votre objectif : tâches de types A (voir le tableau ci-dessous : méthode de Brian Tracy)

-          Listez les tâches qui, au contraire, vous éloignent de vos objectifs : tâches de types B

Tâches de type A :

 Tout ce qui me rapproche de mon objectif

A faire

Tâches de type B :

Tout ce qui m’éloigne de mon objectif

A éviter

1.       Tâches n° 1

2.       Tâches n°2

3.       Tâches n°3

4.      

5.      

1.       Tâches n° 1

2.       Tâches n°2

3.       Tâches n°3

4.      

5.      

Réf : « Maître de son temps, maître de sa vie » Brian Tracy

-          Prenez la liste A et entamez les tâches une à la fois ; une fois que la première est terminée, passez à la suivante, et ainsi de suite. Quel plaisir de barrer de votre liste ce qui a été accompli. J

La matrice d’Eisenhower

La méthode d’Eisenhower consiste à diviser le travail en quatre catégories 

1.       Les tâches importantes et urgentes : à traiter immédiatement

2.       Les tâches importantes, mais non urgentes : à planifier

3.       Les tâches non importantes mais urgentes : reporter ou déléguer

4.       Les tâches non importantes et non urgentes : à élaguer (supprimer)

Important et urgent

 

·         Tâches importantes et urgentes.

Exemple :

Traiter des dossiers urgents, payer des factures, conduire quelqu’un à l’hôpital, …

·         Problèmes à résoudre

 ACTION

·         A traiter prioritairement

·         A faire soi-même

 

Important et non urgent

 

·        Les tâches importantes, mais non urgentes : c’est le secret de toute réussite dans le futur

 Exemple :

Suivre des formations, reprendre des études, …

 

PLANIFICATION

 

·         A faire soi-même

Non important et urgent

·           Les tâches non importantes mais urgentes

Exemple :

Certains appels téléphoniques ou certaines visites, ou travaux ménagers…

 ·           A reporter ou déléguer

Non important et non urgent

·          Les tâches non importantes et non urgentes 

Exemple :

Toutes sortes de distractions extérieures : communications non utiles, réseaux sociaux …

Délégation

Suppression

La matrice d’Eisenhower

 

La planification

La planification est une méthode primordiale en matière de gestion de temps. Selon Brian Tracy, chaque minute investie dans la réflexion et la planification de notre travail nous en fait gagner 10.

La planification consiste à répartir, en plus de nos rendez-vous et engagements de la semaine, les tâches à accomplir.

Le fait de réserver une plage horaire à chaque tâche permet de mieux visualiser le travail et ainsi mettre fin à la procrastination.

Attention !

·         Restez réalistes et ne surchargez pas votre liste, au risque de vous décourager.

 

La loi de Pareto 20/80

Selon Vilfredo Pareto, économiste italien (XIXe siècle) :

 ·         80 % de chiffre d’affaire résultent de 20 % de clients

·         80 % des effets sont produits par 20 % d’efforts

La loi de Pareto vous permet d’accroître votre productivité et votre efficacité ; appliquer la loi de Pareto consiste à vous poser la question suivante :

Quelles sont les 20% de vos tâches qui vous donneront 80 % de résultats ?

Attention ! Le plus important, ce n’est pas le temps consacré à une tâche mais c’est le résultat obtenu.

 Quels sont les obstacles à une gestion optimale du temps ?

·      Les différentes sortes de distractions, notamment celles provoquées par le GSM et les réseaux sociaux (toute interruption demande parfois jusqu’à 17 minutes avant de retrouver son niveau de concentration).

·      Les réunions et les communications téléphoniques non justifiées :

Bien que les réunions, au sein d’un service ou une institution, puissent être l’occasion d’échanger des informations, résoudre des problèmes, aider à prendre des décisions importantes, elles consomment, selon Brian Tracy, de 40 à 50 pour cent de notre temps.

Suggestions pour des réunions efficaces :

  •  Établissez un ordre du jour clair et les sujets à traiter ;

  •  Quelle personne va faire quoi ;

  •  Déterminez la durée de la réunion, fixez-en le début et la fin et respectez-les ;

  •  Commencez par aborder l’essentiel ;

  •  Faites le compte rendu de la réunion et faites-le circuler dans les meilleurs délais

  •  

·      Le désordre : qui parmi nous, un jour, n’a pas passé du temps à chercher un document important, ou dû payer des intérêts du retard à cause d’une facture perdue dans le tas de papiers.

·      La procrastination :

C’est remettre un travail à plus tard. C’est un réel frein à l’action, en plus des conséquences non négligeables en termes d’efficacité et de productivité. A cela s’ajoutent, bien sûr, la pression, le sentiment de culpabilité.

 Les causes de la procrastination :

- L’excès de fatigue : ne rien faire est condamné par notre société, où l’hyperactivité devient la norme. S’octroyer du temps de repos est dans ce cas beaucoup plus productif que de se faire du mal à se donner à l’ouvrage.

« Se donner le temps de faire les petites choses, c’est parvenir aux grandes, avec le temps » (Samuel Beckett)

- Un manque d’information concernant la procédure du travail, le temps, l’endroit ou les collaborateurs, etc. ; dans ce cas, il est primordial d’avoir une communication claire à propos des points essentiels de la réalisation des objectifs.

- L’accumulation du travail : l’accumulation des piles de dossiers sur le bureau est génératrice de stress et de découragement, et le temps qui passe n’arrange rien.

- Découper le travail en petites tâches faisables et surmontable pourrait vous aider à remonter la pente, « C’est parce qu’on s’imagine tous les pas qu’on devra faire qu’on se décourage, alors qu’il s’agit de les aligner un à un » Marcel Jouhandeau

- Vous pouvez vous récompenser une fois que le travail sera fait :

We did it

- L’accumulation du travail : l’accumulation des piles de dossiers sur le bureau, est génératrice de stress et de découragement, et le temps qui passe n’arrange rien.

- Découper le travail en petites tâches faisables et surmontable pourrait vous aider à remonter la pente, « C’est parce qu’on s’imagine tous les pas qu’on devra faire qu’on se décourage, alors qu’il s’agit de les aligner un à un » Marcel Jouhandeau

-   Vous pouvez vous récompenser une fois que le travail sera fait :

-   Un manque de motivation : les tâches sont ennuyeuses, pénibles ou la personne ne comprend pas le sens de ce qu’elle fait (voir l’article « Donner un sens à sa vie »)

-   Une meilleure connaissance de soi pourrait nous aider à surmonter la procrastination, voire être proactif :

  •  Identifier vos valeurs principales et aligner vos actions et votre travail en fonctions de celles-ci est une étape cruciale vers la proactivité.

  •  Identifier votre profil de personnalité : chaque personne a de deux jusqu’à quatre profils de personnalité principaux ; c’est en fait vos talents, vos sources de motivation et d’action. Si vous avez, par exemple, le profil créatif (attrait pour le renouveau et le mouvement, …) et que vous vous trouvez en train de travailler sur des dossiers et faire des procédures, ce sera une tâche hyper ennuyeuse pour vous …

  •  Identifier votre rythme biologique : chaque être humain fonctionne selon un rythme particulier en termes de concentration et d’efficacité, le découvrir est un gain majeur pour votre productivité.

1.      Êtes-vous plus efficace le matin ou l’après-midi ? L’idéal est de prévoir les activités qui requièrent plus de concentration au moment où vous atteignez votre pic de concentration et de productivité, les tâches routinières prenant alors place aux « moments creux ».

2.      Pendant combien de temps pouvez-vous maintenir votre niveau de concentration ?

·      Le perfectionnisme :

« C’est une perfection de n’aspirer point à être parfait » (Fénelon)

Bien qu’avoir certains traits de perfectionnisme puisse être générateur d’un travail de qualité et stimulant, les conséquences sont souvent « néfastes » en termes de gestion de temps, d’énergie et tout ce qui s’ensuit au niveau relationnel et professionnel.

La personne perfectionniste se fixe des niveaux d’exigence très élevés et des standards d’excellence hautement élevés, de sorte que le moindre détail compte énormément, et souvent au détriment de l’essentiel.

Vouloir tout faire à la perfection, la peur de commettre des erreurs, est un véritable frein à une gestion efficace du temps.

Que faire alors ?

  •  En prendre conscience est une étape cruciale pour la personne :

  •  Le fait d’établir des priorités en appliquant la loi de Pareto.

  •  Accepter le fait que l’erreur fait partie intégrante de notre apprentissage de la vie.

  •  Prendre régulièrement un rendez-vous avec soi afin de faire le point …

... sont de très bonnes initiatives dans ce sens.

  •  Également, le fait de clarifier ses valeurs et de prendre conscience de sa valeur en tant que personne à part entière, en dehors de la réussite et l’accomplissent.

  •  Le travail sur l’estime de soi et la confiance en soi permet à la personne de mettre fin à ce comportement.

(voir l’article « La pyramide de la confiance en soi et l’estime de soi »)

 ·      Savoir dire "Non" plus souvent

« Heureux et libre est celui qui ose dire non » Peter de Genestet

Exprimer un refus est un atout pour énormément de personnes.

Ne pas oser dire « non » aux tâches qui ne vous incombent pas peut entraîner du retard dans la réalisation de vos propres tâches et tout le stress qui s’en suit.

Savoir dire non, c’est pouvoir dire oui à ses priorités et être aligné avec celles-ci et ses valeurs.

Le but est de pouvoir s’affirmer à ce niveau sans culpabiliser.

Comment ?

Commencez par émettre des refus pour des tâches de moindres importances, sans rentrer dans des argumentations, afin de parvenir à dire un « non » ferme et objectif par la suite.

Faire un travail sur la peur du rejet, la confiance en soi et l’estime de soi est vivement conseillé si la personne ne parvient pas à surmonter cette difficulté.

Comment optimaliser la gestion du temps ?

·         La délégation :

  •  Vouloir tout faire soi-même est contreproductif en matière de gestion de temps.

  •  Attention ! Déléguer ne vaut pas dire se débarrasser des tâches qu’on n’a pas envie d’accomplir, ou décliner toute responsabilité, mais plutôt confier certaines tâches à des personnes qui sont mieux qualifiées.

  •  Déléguer nécessite une meilleure communication en termes d‘objectifs et de moyens.

  •  Déléguer aussi en fonction de votre taux horaire (voir ci-dessous)

  •  Déléguer des tâches est une excellente manière d’accorder de l’autonomie à ses collaborateurs et leur accorder sa confiance.

 ·         Calculer votre taux horaire :

Le fait d’attribuer une valeur chiffrée à son temps est une manière efficace d’en tirer profit : si votre taux horaire est, par exemple, 100 € et que vous n’aimez pas tondre votre pelouse ou entretenir votre jardin, pourquoi ne pas envisager de faire appel au service d’une personne dot le taux horaire est inférieur et qui est passionnée de jardinage ?

·      Faites régulièrement des pauses :

Le fait de faire régulièrement des pauses est, loin d’être une manière de dilapider le temps, le meilleur moyen :

-        d’offrir à votre corps l’occasion de se régénérer

-        d’aiguiser votre concentration

Et surtout un moment propice à la prise de recul, la réflexion et la créativité.

« La meilleure façon de prédire l’avenir, c’est de le créer. » — Peter Drucker

·      Tirer profit de la technologie :

En se servant des logiciels et des applications afin de vous faciliter les tâches et les automatiser ; les agendas électroniques, même gratuits, sont aujourd’hui hyper-performants, vous aident à gérer aussi bien votre temps privé que professionnel. Par ailleurs, synchroniser vos agendas est un atout, même au cas où vous perdez votre GSM ou pc ; vous gardez des traces …

·      Veillez à l’équilibre :

Une vie réussie résulte d’un parfait équilibre entre les sphères importantes de notre vie :

-        un temps pour la santé, le repos et la récupération : une alimentation équilibrée, faire de l’exercice, marcher et s’aérer chaque jour,

-        un temps pour la famille,

-        un temps pour les amis et la vie sociale ; le besoin d’appartenance est une des besoins fondamentaux dans l’échelle de Maslow.

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J’espère que cet article vous a apporté des éléments de réflexion ou des réponses.

Merci de me faire part de vos suggestions et remarques, de partager éventuellement votre expérience personnelle en la matière.

Merci également de partager cet article si vous pensez qu’il peut être utile à d’autres.

Je suis pour ma part à votre disposition pour toute question ou demande d’accompagnement.

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Bibliographie :

« Bien gérer son temps pour les nuls », Dirk Zeller & Patricia Lentini, First Editions, 2016.

« Maître de votre temps, Maître de votre vie », Brian Tracy, Editions du trésor caché, 2018.